Cara Menggunakan Data Validation pada Microsoft Excel 2010
Ketika bekerja dengan dokumen Excel pasti ada kemungkinan kita memasukkan data yang salah. Entri yang salah ini akan berakibat buruk terutama ketika membuat laporan sensitif.
Bayangkan data laporan keuangan yang ketika kita harusnya memasukkan nilai angka tetapi malah kita masukkan teks, tentunya penjumlahan angka-angka pada laporan tersebut akan menjadi kacau.
Sebagai contoh, coba perhatikan screenshot dokumen di bawah ini. Adakah hal yang aneh?
Terlihat bahwa total nilai adalah 175000 padahal seharusnya adalah 366000 (45000 + 130000 + 191000). Apa kesalahan yang terjadi? Ternyata pada nilai untuk Powerbank tertulis 19I000 (sembilan belas diikuti huruf I dan tiga angka nol) dan bukannya 191000 (seratus sembilan puluh satu ribu rupiah).
Untuk mencegah hal-hal seperti ini Anda dapat menggunakan fitur Data Validation. Ikutilah langkah berikut yang menunjukkan pemakaian Data Validation.
Bayangkan data laporan keuangan yang ketika kita harusnya memasukkan nilai angka tetapi malah kita masukkan teks, tentunya penjumlahan angka-angka pada laporan tersebut akan menjadi kacau.
Sebagai contoh, coba perhatikan screenshot dokumen di bawah ini. Adakah hal yang aneh?
Untuk mencegah hal-hal seperti ini Anda dapat menggunakan fitur Data Validation. Ikutilah langkah berikut yang menunjukkan pemakaian Data Validation.
- Buatlah worksheet baru pada aplikasi Excel 2010 Anda.
- Ketiklah data persis seperti yang terlihat pada gambar di atas.
- Pilih range D2:D4.
- Pilih tab Data, klik menu Data Validation.
- Pada dialog Settings yang muncul, terdapat beberapa entri. Untuk entri Allowterdapat berbagai tipe validation, untuk kepentingan contoh kita pilih Whole number. Masukkan pilihan greater than or equal to untuk entri Data. Dan angka 0 untuk bagian entri Minimum. Klik tombol OK.
- Kembali ke worksheet kita seakan-akan tidak terjadi apa-apa. Sekarang, cobalah pilih menu Data Validation -> Circle Invalid Data.
Akan terlihat kalau angka 19I000 yang salah akan dilingkari dengan warna merah. Terlihat dengan jelas bagaimana sekarang kita dapat menandai penulisan yang salah dengan kondisi validasi data yang kita masukkan sebelumnya.
- Sekarang coba hapus isi cell D4 dan ganti dengan angka 191000. Apa yang terjadi? Lingkaran merah akan hilang secara otomatis dan total penjumlahan akan bernilai 366000.
- Cobalah ganti lagi isi cell D4 dengan angka yang salah, misalkan 19C000. Apa yang terjadi? Karena data validation akan memproteksi isi cell kita dengan kondisi yang sudah kita definisikan, maka pada saat memasukkan data yang salah akan muncul pesan error seperti gambar berikut.
- Selesai
Demikian para pengunjung, telah dijelaskan dengan contoh bagaimana data validationbekerja. Jika ingin berdiskusi lebih jauh mengenai artikel ini ataupun fasilitas Excel lainnya maka Anda dapat bergabung di user group Facebook kita di https://www.facebook.com/groups/belajarexcelinfo
Belajar Pengolahan Angka ( Microsoft Excel )
¤ Apa itu microsoft excel ? Microsoft excel adalah perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola dan menyimpan data-data yang sebagian besar berisi banyak angka-angka . Sebenarnya program pengolah angka masih ada banyak selain microsoft exel yaitu Lotus 123 , ms. Calc , dll.
¤ Menjalankan Microsoft excel.
Sama halnya dengan menjalankan program-program yang ada dikomputer . Kita tinggal mengklik icon microsoft exel dan bila melalui start , klik start>program>microsoft office>microsoft excel .
¤ Memasukan data ke sel microsoft excel
- data berupa teks , waktu, dan tanggal.
Memasukan data yang berupa teks dilakukan dengan mengetik huruf dari teks tersebut di keybord. Dan ada perbedaan antara angka(bilangan) dan huruf yaitu data yang berupa bilangan yang ditempatkan merapat ke kanan di sel , sedankan data yang berupa teks akan ditempatkan merapat ke kiri.
- Bila data yang dimasukan berupa waktu , dan sistem waktu yang digunakan adalah 12 jam , maka setelah memasukan data perlu ditambahkan spasi dan huruf a untuk waktu AM dan huruf p untuk waktu PM . Misalkan waktu yang akan dimasukan adalah pukul 14.25 , maka pada sistem waktu 12 jam , kita harus mengetik 2:25 p.
- Data berupa tanggal dapat dilakukan dengan menggunakan tanda garis miring (/) atau garis pemisah (-) untuk memisahkan tanggal , bulan ,dan tahun, misalnya 22/7/2011 . Exel akan mengubah bentuk data tanggal yang dimasukkan sesuai dengan yang kita inginkan, format data tersebut dapat di atur. Untuk pengaturnya silahkan lihat disini.
- Memasukam data yang berurutan.
Bila data yang ingin dimasukan adalah data yang berurut dengan pola tertentu , maka data tersebut tidak perlu dimasukan satu persatu . Kita hanya perlu memasukan beberapa data pertama. Langkah- langkah untuk memasukan data tersebut sebagai berikut:
1. Pilihlah sel dimana akan diletakan
2. Ketik data pertama , kemudian pindah ke sel berikutnya.
3. Ketik data yang kedua yang sesuai dengan urutan data dengan ketentuan seperti dibawah ini:
Bila urutan seperti 1,2,3,4 dan seterusnya ,maka data pertama isi 1 dan yang kedua isi 2.
Bila urutan seperti 2, 4 ,6 ,dan seterusnya, maka ketik 2 dan 4 di sel berbeda.
Bila urutan seperti 5, 8, 11, 14, dan seterusnya.
4. Blok kedua sel yang telah diisi.
5. Letakkan pointer di sudut kanan bawah sel yang kedua sampai tanda tambah(+) muncul.
6. Drag ke kanan atau ke bawah.
7. Lepaskan mouse sesuai sel yang akan dikehendaki.
- Memasukan data sekaligus . Maksudnya mengcopy kata yang berada di sel pertama sebanyak yang diinginkan . Sama halnya memasukan data yang berurutan akan tetapi yang dimasukan hanya 1 sel , kemudian letakan dipojok kanan bawah pointernya . Setelah itu drag kekanan atau kebawah sesuai kehendak yang diinginkan. Pelajari lebih lanjut klik link dibawah :
1. Mengenal berbagai jenis operator excel
2. Memahami acuan mutlak dan acuan relatif
3. Formula, grafik dan format data excel
4. Mengatur penyimpanan otomatis (autosave-recover)
¤ Menjalankan Microsoft excel.
Sama halnya dengan menjalankan program-program yang ada dikomputer . Kita tinggal mengklik icon microsoft exel dan bila melalui start , klik start>program>microsoft office>microsoft excel .
¤ Memasukan data ke sel microsoft excel
- data berupa teks , waktu, dan tanggal.
Memasukan data yang berupa teks dilakukan dengan mengetik huruf dari teks tersebut di keybord. Dan ada perbedaan antara angka(bilangan) dan huruf yaitu data yang berupa bilangan yang ditempatkan merapat ke kanan di sel , sedankan data yang berupa teks akan ditempatkan merapat ke kiri.
- Bila data yang dimasukan berupa waktu , dan sistem waktu yang digunakan adalah 12 jam , maka setelah memasukan data perlu ditambahkan spasi dan huruf a untuk waktu AM dan huruf p untuk waktu PM . Misalkan waktu yang akan dimasukan adalah pukul 14.25 , maka pada sistem waktu 12 jam , kita harus mengetik 2:25 p.
- Data berupa tanggal dapat dilakukan dengan menggunakan tanda garis miring (/) atau garis pemisah (-) untuk memisahkan tanggal , bulan ,dan tahun, misalnya 22/7/2011 . Exel akan mengubah bentuk data tanggal yang dimasukkan sesuai dengan yang kita inginkan, format data tersebut dapat di atur. Untuk pengaturnya silahkan lihat disini.
- Memasukam data yang berurutan.
Bila data yang ingin dimasukan adalah data yang berurut dengan pola tertentu , maka data tersebut tidak perlu dimasukan satu persatu . Kita hanya perlu memasukan beberapa data pertama. Langkah- langkah untuk memasukan data tersebut sebagai berikut:
1. Pilihlah sel dimana akan diletakan
2. Ketik data pertama , kemudian pindah ke sel berikutnya.
3. Ketik data yang kedua yang sesuai dengan urutan data dengan ketentuan seperti dibawah ini:
Bila urutan seperti 1,2,3,4 dan seterusnya ,maka data pertama isi 1 dan yang kedua isi 2.
Bila urutan seperti 2, 4 ,6 ,dan seterusnya, maka ketik 2 dan 4 di sel berbeda.
Bila urutan seperti 5, 8, 11, 14, dan seterusnya.
4. Blok kedua sel yang telah diisi.
5. Letakkan pointer di sudut kanan bawah sel yang kedua sampai tanda tambah(+) muncul.
6. Drag ke kanan atau ke bawah.
7. Lepaskan mouse sesuai sel yang akan dikehendaki.
- Memasukan data sekaligus . Maksudnya mengcopy kata yang berada di sel pertama sebanyak yang diinginkan . Sama halnya memasukan data yang berurutan akan tetapi yang dimasukan hanya 1 sel , kemudian letakan dipojok kanan bawah pointernya . Setelah itu drag kekanan atau kebawah sesuai kehendak yang diinginkan. Pelajari lebih lanjut klik link dibawah :
1. Mengenal berbagai jenis operator excel
2. Memahami acuan mutlak dan acuan relatif
3. Formula, grafik dan format data excel
4. Mengatur penyimpanan otomatis (autosave-recover)
Tidak ada komentar:
Posting Komentar